Assistante De Direction
Poste : Assistant.e De Direction Tmoney
Localisation : Lomé, Togo
Type de contrat : CDD
AXE CAPITAL HUMAIN S.A recrute pour une entreprise de la place un.e Assistant.e De Direction Tmoney, possédant au minimum trois(03) ans d’expérience,
DESCRIPTION DU POSTE
L’assistant.e de Direction Tmoney est chargée d’assister, organiser et coordonner les activités des responsables afin d’optimiser la gestion des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
MISSIONS PRINCIPALES (liste non exhaustive)
L’assistante de Direction Tmoney aura pour principales missions de :
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante
Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Suivre la circulation des parapheurs
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction
Saisir, mettre en forme les documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
Accueillir les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
Ouvrir, trier et distribuer les courriers arrivants, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
Prendre en charge, l’organisation matérielle et logistique des réunions de la Direction
Assurer la gestion des demandes de réservation de salles de réunion
Organiser les réunions, leurs logistiques, et organisation matérielle
Rédiger les procès-verbaux, relevés de décisions, les comptes rendus de réunions et les diffuser
Finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés Prendre en charge des aspects logistiques de la DGS (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)
Suivre les achats de la Direction et de la filiale Tmoney (compétences Sage)
PROFIL REQUIS
Avoir un Diplôme de BAC+2 /3 en Assistant de direction, Assistant secrétaire trilingue (anglais, français et langue locale), Assistant de direction pour les PME & PMI, Gestion des entreprises et des administrations
Avoir une expérience réussie de 3 ans au Poste d’Assistante de Direction ou à un poste
Langues : Anglais, Français
Compétences techniques :
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, réseau social d’entreprise,…)
Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs
Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
Qualités personnelles :
Très bon sens relationnel
Capacité d’anticipation
Réactivité et force de proposition
Sens du service public
Accueillante
Capacité d’organisation, polyvalence
CONDITION D’ELIGIBILITE ET PIECES A FOURNIR
Postulez en envoyant par mail, une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillé à l’adresse : admin@axe-capitalhumain.com au plus tard le 15 novembre 2024 à 17 h GMT